Unterweisungen sind das Fundament für sicheres Arbeiten. Doch Hand aufs Herz: In vielen Unternehmen gleicht die jährliche Sicherheitsunterweisung eher einem „Pflicht-Marathon" als einer nachhaltigen Sensibilisierung. Gemeinsam mit einem Kunden haben wir bei Frest Consulting einen Unterweisungskalender entwickelt, der Arbeitsschutz nicht nur einmal im Jahr, sondern jede Woche präsent macht, und das mit Begeisterung der Berufsgenossenschaft (BG).

Die Idee: Sicherheit im Wochenrhythmus

Statt einer geballten Informationsflut setzen wir auf kontinuierliche Impulse: einen Unterweisungskalender aus 52 einzelnen Kalenderblättern.

• Jede Woche ein Fokus: Der Bauleiter unterweist mindestens einmal pro Woche zu einem spezifischen Arbeitsschutzthema, kurz und prägnant.

• Flexibel statt starr: Steht eine Arbeit an, zu der ein Thema aus einer späteren Kalenderwoche passt, wird es einfach vorgezogen – dann gibt es auch mal zwei Unterweisungen in einer Woche. So verbindet der Kalender die regelmäßige Unterweisung mit der anlassbezogenen.

• Direkte Dokumentation: Die Teilnehmerliste ist direkt in das Kalenderblatt integriert. Sobald das Thema besprochen wurde, unterschreiben die Beteiligten direkt auf dem Blatt.

• Einfache Archivierung: Aktuell werden die unterschriebenen Blätter eingescannt und strukturiert in Microsoft SharePoint abgelegt.

Warum dieser Ansatz so gut wirkt

Wenn Sicherheit zum wöchentlichen Ritual wird, verändert sich die Wahrnehmung. Themen wie PSA, Stolpergefahren, Gefahrstoffmanagement oder Hitzeschutz gelten nicht mehr als „lästige Theorie", sondern als Teil des betrieblichen Alltags, spürbar auch für Sicherheitsbeauftragte.

Was die Berufsgenossenschaft besonders lobte

Die Berufsgenossenschaft (BG) zeigte sich bei einer Vorstellung des Kalenders im Rahmen einer ASA-Sitzung begeistert. Besonders gelobt wurde die hohe Kontinuität und die Tatsache, dass die Unterweisung dort stattfindet, wo sie gebraucht wird: bei den Menschen am Arbeitsplatz. Für uns ein Beleg, dass gelebte Prävention mehr bewirkt als reine Pflichterfüllung.

Nachweispflicht: Was ein guter Unterweisungsnachweis enthält

Unterweisungen müssen nicht nur durchgeführt, sondern auch belegbar sein: Aus dem Regelwerk der gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV Vorschrift 1) und der Nachweispraxis gegenüber Berufsgenossenschaft und Aufsichtsbehörden ergibt sich, dass Thema, Datum, Inhalte und Teilnehmende dokumentiert werden und die Teilnehmenden ihre Teilnahme bestätigen – klassisch per Unterschrift, zunehmend auch elektronisch. Für bestimmte Bereiche wie Gefahrstoffe schreibt die Gefahrstoffverordnung die schriftliche Bestätigung ausdrücklich vor. Die Nachweise sollten mindestens bis zur nächsten Unterweisung – in der Praxis meist zwei Jahre – aufbewahrt werden. Genau hier zeigt der Unterweisungskalender seine Stärke: Da die Teilnehmerliste direkt im Kalenderblatt integriert ist, entsteht der Unterweisungsnachweis automatisch mit, statt als separater Zusatzaufwand.

Auch im Unternehmermodell ein Gewinn: Gerade kleinere Betriebe, die nach DGUV Vorschrift 2 im Unternehmermodell betreut werden – also die alternative bedarfsorientierte Betreuung statt der Regelbetreuung gewählt haben – profitieren vom Unterweisungskalender: Hier liegt die Verantwortung für die regelmäßige Unterweisung unmittelbar beim Unternehmer selbst. Der Kalender gibt dafür eine fertige Struktur vor und erzeugt die Nachweise gleich mit.

Forward-Thinking: Der Weg zur digitalen Erfassung

Obwohl die analoge Form des Kalenders bereits hervorragend funktioniert, gehen wir den nächsten Schritt in Richtung EHS 4.0.

Die nächste Generation des Kalenders wird mit individuellen QR-Codes ausgestattet. Das Ziel: Die Teilnehmenden erfassen ihre Unterweisung kontaktlos und online via Smartphone oder Tablet. Die Daten fließen dann direkt in das zentrale Managementsystem (z. B. SharePoint). Das spart nicht nur den Scan-Vorgang, sondern ermöglicht Auswertungen in Echtzeit.

Ist eine digitale Unterschrift bei der Unterweisung zulässig?

Eine berechtigte Frage, die uns Kunden regelmäßig stellen. Elektronische Hilfsmittel sind grundsätzlich zulässig: Sie dürfen die mündliche und praktische Unterweisung vor Ort ergänzen und unterstützen, sie aber nicht vollständig ersetzen. Der persönliche Dialog bleibt also Pflicht, die digitale Erfassung übernimmt die Dokumentation. Für den konkreten Einzelfall empfehlen wir, das mit der zuständigen Fachkraft für Arbeitssicherheit abzustimmen.

Häufige Fragen zum Unterweisungskalender

Wie oft muss eine Sicherheitsunterweisung wiederholt werden?

Das Arbeitsschutzgesetz schreibt mindestens eine jährliche Wiederholung vor. Der Unterweisungskalender geht bewusst darüber hinaus: 52 kurze Impulse statt eines einzigen Pflichttermins pro Jahr.

Ersetzt ein digitaler Unterweisungskalender die persönliche Unterweisung?

Nein. Der Kalender strukturiert und dokumentiert die Unterweisung, ersetzt aber nicht das persönliche Gespräch vor Ort. Genau diese Kombination aus Regelmäßigkeit und persönlichem Dialog macht den Unterschied zur klassischen Jahresunterweisung.

Fazit: Pragmatismus schlägt Bürokratie

Dieser Praxiserfolg beweist: Effektiver Arbeitsschutz braucht keine komplizierten Handbücher. Er braucht Lösungen, die im Alltag der Mitarbeitenden wirken. Der Unterweisungskalender ist das perfekte Beispiel für unseren Ansatz bei Frest Consulting: pragmatisch, rechtssicher und zukunftsorientiert. Ob kleiner Betrieb oder wachsendes Unternehmen: Die wöchentliche Taktung lässt sich auf jede Unternehmensgröße übertragen.